Ποιο πρόγραμμα παραγγελιοληψίας είναι κατάλληλο για τη δική σου επιχείρηση;
Η τεχνολογία τα τελευταία χρόνια έχει βοηθήσει πάρα πολύ τις επιχειρήσεις να εξελίξουν τη ροή των εργασιών τους προς όφελος τόσο δικό τους όσο και του πελάτη. Οι ανάγκες έχουν αυξηθεί και οι απαιτήσεις των πελατών αυξάνονται συνεχώς. Αυτό έχει οδηγήσει πολλές εταιρείες να εγκαταλείψουν τον παλιό τρόπο διεκπεραίωσης παραγγελιών, που γινόταν κυρίως χειρωνακτικά και με ελάχιστα ψηφιακά μέσα. Επίσης, η διαχείριση από διαφορετικά λογισμικά πολλές φορές δημιουργούσε αρκετά προβλήματα στους χρόνους εκτέλεσης και της έγκαιρης παράδοσης των παραγγελιών. Με τον καιρό δημιουργήθηκαν προγράμματα παραγγελιοληψίας που ενοποιούν τις διαδικασίες και τα διάφορα λογισμικά, προκειμένου να μη χάνεται πολύτιμος χρόνος κατά τη διαδικασία εκτέλεσης και αποστολής της παραγγελίας στον πελάτη. Αυτό μειώνει τα λάθη και βελτιώνει την εξυπηρέτηση των πελατών.
Πριν όμως μια επιχείρηση επιλέξει το κατάλληλο πρόγραμμα παραγγελιών, θα πρέπει πρώτα να κατανοήσει τις ανάγκες που θέλει να καλύψει με ένα τέτοιο λογισμικό και το ύψος των χρημάτων που είναι πρόθυμη να επενδύσει. Το πρόβλημα αυτό αντιμετωπίζουν οι περισσότερες εταιρείες που θέλουν να αναβαθμίσουν τα συστήματά τους. Για παράδειγμα, το πρόγραμμα της αποθήκης έχει ξεχωριστή διαχείριση από αυτό του λογιστηρίου, με αποτέλεσμα η μετάβαση της παραγγελίας ή της έλλειψης των υλικών να γίνεται χειροκίνητα από τον υπάλληλο στο σύστημα, χωρίς να ενημερώνεται άμεσα το λογιστήριο που θέλει να δώσει την παραγγελία άμεσα στον πελάτη.
Ένα σημαντικό όφελος που έχουμε με ένα σύγχρονο πρόγραμμα παραγγελιοληψίας είναι η δυνατότητα παρακολούθησης του αποθέματος σε πραγματικό χρόνο. Έτσι, οι υπεύθυνοι της επιχείρησης θα έχουν πάντα σαφή εικόνα για τα προϊόντα που βρίσκονται σε απόθεμα, αποφεύγοντας ελλείψεις ή υπερβολικές παραγγελίες. Το σύστημα μπορεί να έχει τη δυνατότητα, με τη βοήθεια τεχνητής νοημοσύνης, να παρακολουθεί στατιστικά παραγγελιών και να παραγγέλνει υλικά ανάλογα με την περίοδο του χρόνου και την αύξηση της ζήτησης που μπορεί να αντιμετωπίσει. Με αυτόν τον τρόπο, η αποθήκη θα έχει το απόθεμα που χρειάζεται και οι πελάτες θα μένουν πάντα ευχαριστημένοι.
Στην αγορά υπάρχουν πολλά προγράμματα παραγγελιοληψίας. Τα περισσότερα από αυτά είναι επεκτάσιμα και μπορούν να καλύψουν όλες τις υπάρχουσες αλλά και μελλοντικές ανάγκες μιας επιχείρησης. Στη συνέχεια, θα δούμε μερικές περιπτώσεις τέτοιων προγραμμάτων και τις δυνατότητες που έχουν.
Ένα ERP σύστημα μπορεί να συνδυάσει την παραγγελιοληψία με τη διαχείριση αποθέματος σε μια ενιαία πλατφόρμα. Αυτά τα συστήματα είναι ιδανικά για μεγάλες επιχειρήσεις που χρειάζονται πολύπλοκες λύσεις και θέλουν να διαχειρίζονται τεράστιο όγκο πελατών ακόμα και από το διαδίκτυο.
Υπάρχουν εξειδικευμένα προγράμματα παραγγελιοληψίας που παρέχουν λύσεις για την παρακολούθηση και διαχείριση παραγγελιών σε όλα τα στάδια της διαδικασίας, από την παραλαβή μέχρι την αποστολή. Αυτά απευθύνονται κυρίως στον χώρο εστίασης ή σε καταστήματα λιανικής που έχουν eshop και θέλουν να διασυνδέσουν τις ροές των παραγγελιών, είτε αυτές γίνονται από το φυσικό κατάστημα είτε από το διαδικτυακό μαγαζί. Επίσης, τα συγκεκριμένα συστήματα μπορούν να ενημερώνουν αυτόματα την αποθήκη, ώστε να μην υπάρχει έλλειψη σε απόθεμα προϊόντων ή υλικών. Για παράδειγμα, αν δύο πελάτες επιλέξουν να αγοράσουν το ίδιο προϊόν το οποίο είναι σε έλλειψη και υπάρχει μόνο ένα σε απόθεμα, ο πρώτος πελάτης που θα κάνει την παραγγελία θα παραλάβει το προϊόν και αυτομάτως το σύστημα θα ακυρώσει την παραγγελία του δεύτερου πελάτη που την έκανε λίγα μόλις δευτερόλεπτα μετά.
Τα προγράμματα αυτά μπορούν να εγκατασταθούν σε υπάρχον μηχανογραφικό εξοπλισμό με τις ανάλογες άδειες και συντήρηση από ειδικό τεχνικό. Εναλλακτικά, η εταιρεία μπορεί να πληρώνει συνδρομητικά τις υπηρεσίες αυτές σε μία εφαρμογή που είναι σε cloud, η οποία θα μπορεί να ανταποκριθεί σε όλες τις ανάγκες της επιχείρησης χωρίς να χρειάζεται έξτρα κόστος. Αυτό εξαρτάται από το τι θέλει κάθε επιχείρηση να κάνει με ένα πρόγραμμα παραγγελιοληψίας, εφόσον γνωρίζει τις ανάγκες που θέλει να καλύψει.
Το σημαντικότερο είναι, πριν μια επιχείρηση καταλήξει στο τι πρόγραμμα θα χρησιμοποιήσει, να κάνει μία έρευνα αγοράς, αξιολογώντας όλα τα χαρακτηριστικά και τις ιδιαιτερότητες που μπορεί να υπάρχουν στο πρόγραμμα παραγγελιοληψίας, καθώς και τις κριτικές των πελατών που μπορεί να βρει κανείς στο διαδίκτυο, οι οποίες είναι πολύ σημαντικές για την τελική απόφαση.
